Verlustprävention: Tipps & Strategien bei Warenschwund im Einzelhandel

Inventarverluste sind im Einzelhandel eine ernste Angelegenheit. Ob durch Ladendiebstahl, Mitarbeiterdiebstahl oder einen anderen Grund verursacht – der Warenschwund stellt für Einzelhändler:innen weltweit einen jährlichen Verlust in Milliardenhöhe dar. Und das ist ein großes Problem.

Deshalb entwickeln und implementieren immer mehr Entrepreneure Strategien zur Verlustprävention (engl.: loss prevention) für ihr Geschäft. Bevor du einen erfolgreichen Plan zur Verlustprävention im Einzelhandel entwickeln und umsetzen kannst, benötigst du ein solides Verständnis der Ursachen und Ursprünge von Warenschwund im Ladenverkauf. Zusätzlich zeigen wir dir Taktiken, die sich im Kampf gegen jede Art von Verlust einsetzen lassen und deine Einnahmen sichern.

Ladendiebstahl

Ladendiebstähle machen den größten Anteil am Warenschwund im Einzelhandel aus. Wenn du an Ladendiebstahl denkst, denkst du vielleicht an jemanden, der mit einem Produkt unter dem Hemd aus der Tür geht – und das ist sicher ein Teil des Problems.

Aber es ist nicht alles. Diebstähle können Artikel im Preisbereich von 1 bis 1.000 Euro betreffen und allein oder durch eine Gruppe von Dieben bzw. Diebinnen vonstattengehen. Es kann sich zudem um ein einmaliges Ereignis oder eine Wiederholungstat handeln.

Ladendiebstahl kann dabei viele Formen annehmen und für alle Einzelhändler:innen ein Problem darstellen. Deshalb ist es wichtig, dass du Maßnahmen zur Verlustprävention ergreifst, um das Diebstahlrisiko in deinem Geschäft bestmöglich zu verringern.

Maßnahmen zur Verlustprävention bei Ladendiebstahl 

• Auffällige Überwachung und Beschilderung: Unterschätze nicht, wie wichtig es ist, dein Geschäft zu überwachen und Kund:innen deutlich zu machen, dass du es tust. Überwachungskameras tragen effektiv zur Verlustprävention im Einzelhandel bei und ermöglichen es dir, Ladendiebinnen und -diebe zu erwischen, bevor sie das Geschäft überhaupt verlassen. Zudem können Schilder, die Kund:innen an die Kameras und deine Bereitschaft zur Verfolgung erinnern, viel dazu beitragen, dieses Verhalten zu unterbinden.
• Bewusste Filialorganisation: Abhängig vom Layout deines Geschäfts machst du es Ladendiebinnen und -dieben vielleicht sogar noch leichter, ihr Unwesen zu treiben. Dunkle oder nicht überwachte Ecken und überquellende oder unorganisierte Waren ermöglichen es, dass Ladendiebstähle leicht unentdeckt bleiben. Denn wie kann man feststellen, dass etwas fehlt, wenn man nicht weiß, wo es ursprünglich war? Wenn dein Geschäft teure oder häufig gestohlene Artikel führt, solltest du in Erwägung ziehen, diese in einer verschließbaren Auslage zu sichern.
• Hervorragender Kundenservice: Ermutige dein Personal, Kund:innen zu begrüßen, wenn sie das Geschäft betreten, ihnen beim Umschauen zu helfen und Bereiche wie Umkleidekabinen immer zu besetzen. Eine weitere Möglichkeit zur Abschreckung besteht darin, die Kund:innen darauf hinzuweisen, dass das Personal bei dir verstärkt auf möglichen Ladendiebstahl achtet.

Rückgabebetrug

Eine der eher übersehenen Ursachen für Verluste im Einzelhandel ist der Rückgabebetrug. Er wird übersehen, weil er oft schwer zu erkennen ist. Die Auswirkungen werden erst deutlich, wenn sie sich im Laufe des Jahres summieren. Rückgabebetrug kann zudem verschiedene Formen annehmen, darunter:

• Rückgabe gestohlener Waren
• Rückgabe von mit Falschgeld gekauften Waren
• Rückgabe gebrauchter Waren
• Verwendung gefälschter Quittungen zur Rückgabe von Waren
• Rückgabe von ausgetauschten Waren

Verlustprävention ist bei Rückgabebetrug schwieriger als beim Ladendiebstahl, da es hierbei viele Möglichkeiten gibt. Allerdings lässt sich jede Form von Rückgabebetrug mit einer intelligenten Rückgabe- und Umtauschrichtlinie bekämpfen, die von den Mitarbeitenden konsequent durchgesetzt wird.

Maßnahmen zur Verlustprävention bei Rückgabebetrug

• Quittungen als Voraussetzung für Bargelderstattungen: Die meisten Einzelhandelsunternehmen fordern von ihren Kund:innen eine Quittung, damit diese eine Bargelderstattung für zurückgegebene Artikel erhalten. Auch du solltest dies tun. Ohne Quittung bzw. Kassenbon erhält deine Kundschaft nur eine Gutschrift im Geschäft oder kann den Artikel umtauschen. Stelle sicher, dass deine Belegschaft diese Richtlinie zu hundert Prozent durchsetzt.
• Schulung der Angestellten zur Erkennung von Rückgabebetrug: Betrügerische Rückgaben sind nicht so offensichtlich wie ein Toaster, der unter der Jacke einer Kundin bzw. eines Kunden hervorschaut. Deshalb ist die Schulung der Beschäftigten zur Erkennung und Unterbindung von Rückgabebetrug ein Muss.
• Erfordernis eines Ausweisdokumentes bei Rückgaben: Unabhängig von deinen Rückgaberichtlinien und der Schulung deiner Mitarbeitenden werden einige betrügerische Rückgaben durchschlüpfen. Für die Verlustprävention im Einzelhandel lohnt es sich, bei allen Rückgabe- und Umtauschtransaktionen einen gültigen Ausweis zu verlangen, damit du Personen mit häufigem oder fragwürdigem Rückgabeverhalten erkennen und ansprechen kannst.

Mitarbeiterdiebstahl

Mitarbeiterdiebstahl ist etwas, worüber sich Handelnde keine Gedanken machen wollen. Es ist einfach zu sagen, dass du deiner Belegschaft vertraust und es dabei zu belassen, anstatt tatsächliche Maßnahmen zur Verlustprävention zu ergreifen.

Wenn du dich jedoch nicht richtig auf internen Diebstahl vorbereitest, wirst du angreifbar. Mitarbeiterdiebstähle machen immerhin einen beträchtlichen Teil der jährlichen Verluste im Einzelhandel aus. Das Phänomen kann viele Formen annehmen. Dabei sieht es nicht immer wie ein einfacher Diebstahl aus, den du dir vielleicht vorstellst. Mitarbeiterdiebstahl umfasst:

• Direkten Warendiebstahl
• Erfassen gefälschter Rückgaben und Ausstellen betrügerischer Geschenkgutscheine
• Vernachlässigung des Scannens aller Artikel einer befreundeten Person oder eines Familienmitglieds
• Missbräuchliche Verwendung des Mitarbeiterrabatts
• Diebstahl von Bargeld aus der Kasse; meist in kleinen Beträgen, die sich zu großen Verlusten summieren können 

Wie kannst du also diesen Diebstahl in deinem Geschäft verhindern? Du hast die Möglichkeit, Überwachungskameras in Bereichen zu platzieren, die nur für die Belegschaft zugänglich sind. Du kannst auch Schilder anbringen, die darauf hinweisen, dass diese überwacht werden, und die Taschen der Angestellten vor dem Verlassen des Geschäfts kontrollieren. Wie du dir aber vorstellen kannst, schafft diese Art der Durchsetzung nicht die beste Arbeitsmoral oder Arbeitsumgebung.

Maßnahmen zur Verlustprävention bei Mitarbeiterdiebstahl 

• Überprüfung deiner Einstellungspraktiken: Einzelhändler:innen sind nicht immer für strenge Einstellungsanforderungen bekannt. Allerdings solltest du sorgfältig entscheiden, wer deine Partner:innen an vorderster Front im Kampf gegen Warenschwund sein werden. Suche nach gewissenhaften Angestellten, die sich aufrichtig verhalten. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie ihre Position ausnutzen. Außerdem werden sie dich dabei unterstützen, auch alle anderen Arten von Verlusten im Ladenverkauf zu bekämpfen.
• Belegschaft richtig schulen: Sobald du das richtige Team zusammengestellt hast, ist es deine Aufgabe, es richtig und eingehend zu schulen. So können Fehler, die zu Verlusten beitragen, minimiert, Ladendiebstahl und Betrug erkannt und die Schwundrate im Einzelhandel gesenkt werden.
• Überdenke deine Arbeitskultur: Wenn dein Einzelhandelsgeschäft eine großartige Arbeitskultur hat, bleiben die Angestellten länger an Bord und investieren mehr in den Erfolg deines Geschäfts. Arbeite daran, eine positive Kultur mit geringer Fluktuation zu schaffen (zusätzlich zu den oben genannten Tipps). Du wirst schnell feststellen, dass die Vorfälle von Diebstahl und Betrug zurückgehen.

Administrative Fehler

Wenn dein Geschäftsergebnis einbricht, fühlt sich das nie gut an. Aber nicht alle Verluste im Einzelhandel sind auf böswilliges oder illegales Verhalten zurückzuführen. Einfache administrative Fehler in der Verwaltung machen ebenfalls einen Teil der jährlichen Inventurdifferenz aus, was manchmal auch als „Papierschwund“ bezeichnet wird.

Das ist ein großer Teil des Umsatzes, den du nur durch die Implementierung der richtigen Systeme halten kannst, um Inventar und Verkäufe nahtlos und genau zu verfolgen.

Wie wirkt sich ein administrativer Fehler auf Verluste im Einzelhandel aus? Abweichungen wie falsche Etikettierung, falsche Abschläge oder Buchungsfehler können zur Herausforderung werden und dazu führen, dass Waren zu einem niedrigeren Preis verkauft oder zu einem höheren Preis erstattet werden, als sie eigentlich sollten. Das bedeutet handfeste Verluste.

Administrative Fehler sind von Natur aus zufällig. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht verhindert werden können. Diesen „Papierschwund“ kannst du beispielsweise durch Team-Schulungen. Ganz gleich, ob deine Mitarbeitenden Bestandsprüfungen durchführen, Preise anbringen oder Retouren bearbeiten – die Fehlerquote richtig geschulter Angestellter ist geringer, sodass weniger Inventarverluste verzeichnet werden.

Point-of-Sale (POS)-Überwachung und Inventarverwaltung

Probleme wie administrative Fehler können nur vermieden werden, wenn du sie erkennst und verstehst, wie und warum sie passieren. Ein POS-System wie das von Shopify ermöglicht es dir, die Möglichkeit menschlicher Fehler zu reduzieren und den Bestand und die Transaktionen in Echtzeit zu überwachen.

Mit dem Shopify POS-System kannst du Inventar annehmen, deinen Lagerbestand verwalten und Bestellungen erledigen – alles über eine einzige Plattform. So vermeidest du undurchsichtige unternehmensinterne Warenflüsse und gewinnst aussagekräftige Einblicke in deine geschäftlichen Transaktionen. Indem du Mitarbeiterberechtigungen festlegst und einstellst, steuerst du zudem auf welche Warenverwaltungsbereiche deine Angestellten zugreifen können. Alles in allem behältst du dank Shopify POS den Überblick über deinen Lagerbestand und kannst dadurch Inventarverlusten vorbeugen. 

Höhere Gewinne durch Reduzierung des Warenschwunds

In der Welt des Einzelhandels ist Schwund ein Teil des Lebens. Das bedeutet jedoch nicht, dass du dich damit abfinden musst, jedes Jahr aufs neue Umsatz zu verschenken. Indem du ein fundiertes Verständnis dafür entwickelst, warum und wie Einzelhandelsschwund auftritt, kannst du eine pragmatische und effektive Strategie zur Schadensverhütung für dein Geschäft entwickeln. Als Einzelhändler bzw. Einzelhändlerin stehst du dabei vor vielen Herausforderungen, doch mit den richtigen Tools und Erkenntnissen lassen sich Verluste effektiv minimieren. Dabei helfen dir unter anderem Sicherheitssysteme, Video-Überwachung, Mitarbeiterschulungen oder eine ausgeklügelte Inventarverwaltung. Ein Programm zur Verlustvermeidung, das auf präzisen Daten basiert, wie beispielsweise das POS-System von Shopify, bietet eine smarte Lösung, um die Sicherheit zu erhöhen und den Schwund nachhaltig zu bekämpfen.